Datenschutzhinweise für Mitarbeiter

Information zur Erhebung personenbezogener Daten
nach der DSGVO

für Arbeitnehmer

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet uns, Ihnen umfassende Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung entsprechend teilen wir Ihnen Folgendes mit:

I. Datenverarbeiter

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

GMFS Versicherungsmakler GmbH
Am Campus 1-11, 18182 Rostock-Bentwisch

Tel.: 0381 649 342
Fax: 0381 649 340
eMail: kontakt@gmfs.de

1.2 Name und Kontaktdaten des Vertreters in der EU nach Art. 27 DSGVO
(nur bei nicht in der Union niedergelassenen Verantwortlichen oder Auftragsverarbeitern)

trifft nicht zu

1.3 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:

ECOVIS Grieger Mallison Rechtsanwälte PartG mbB
Rechtsanwalt Axel Keller / Rechtsanwältin Susann Harder
Am Campus 1 – 11, 18182 Rostock-Bentwisch
Tel.: 0381 – 649 210 eMail: dsb-nord@ecovis.com
web: www.ecovis.com/datenschutzberater

II. Verarbeitungsrahmen

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung verarbeiten wir folgende Daten bzw. Kategorien von Daten:

Allgemein:

  • Identifikationsdaten (Namensdaten, Geburtsname und Geburtsdatum und -ort)
  • Staatsangehörigkeit
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Bankverbindung
  • Finanz-Identifikationsdaten
  • Versicherungen
  • Renten/Pensionen
  • Berufliche Tätigkeiten
  • Details über Reisen / Fahrten
  • Beschwerden / Vorkommnisse
  • Ehe-Partnerschaften
  • Familie / Haushaltsangehörige
  • Wohnadresse
  • Finanzierung von Ausbildungen
  • Gegenwärtige Arbeitsstelle
  • Bildaufzeichnungsdaten
  • Lohn- und Gehaltsdaten
  • Urlaubsdaten
  • Anwenderdaten
  • Teilnahmedaten (E-Learning)
  • Persönliche und Biometrische Steuer-Identifikationsdaten
  • Arbeitsunfälle
  • Medien- und Kommunikationsmittelgebrauch
  • Schulische Laufbahn
  • Berufsqualifikation
  • Berufserfahrung
  • Einstellung / Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Berufliche Entwicklung
  • Anwesenheit / Disziplin
  • Zusatzausbildungen
  • Zusatzleistungen
  • Zuwendungen
  • Arbeitsorganisation
  • Funktionsbeschreibung
  • IT- / TelKo-Nutzerbewertungen
  • Berufliche Beurteilungen
  • Unternehmenssicherheit
  • Juristische Daten
  • Politische Zugehörigkeiten
  • Gewerkschaftszugehörigkeit
  • Religionszugehörigkeit
  • Sozialversicherungsnummer

2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben Ihre Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit Ihnen.

Im Rahmen der Mitarbeiterverwaltung werden uns daneben aber auch Daten von Dritten übermittelt. In diesen Fällen erheben wir Daten von öffentlichen Stellen, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist.

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe unseres Löschkonzepts bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der Daten besteht oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist.

2.4 Zwecke der Verarbeitung

Zwecke der Verarbeitung Ihrer Daten sind

  • die Abrechnung von Lohn und Gehalt einschließlich Spesenabrechnungen
  • die Erfassung der Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten, beispielsweise zur Führung eines Arbeitszeitkontos sowie der Abwesenheitsplanung
  • die Personalaktenführung zur Verwaltung der Mitarbeiter unseres Unternehmens
  • die Erfassung und der Nachweis der Durchführung von Schulungen und sonstigen Maßnahmen, insbesondere in den Bereichen Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz, Brandschutz, Datenschutz, Geldwäsche, Hygiene und ähnlichen Gebieten
  • die Prüfung der Zugangs- und Zutrittsberechtigung
  • die Organisation und Verwaltung von Dienstwagen, einschließlich der Dokumentation der Fahrtenbücher sowie der Verwaltung von Verwarnungs-, Buß- und Strafsachen
  • die Vorstellung unseres Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu Marketingzwecken in Print- und elektronischen Medien.

2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Dies ist nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO dann der Fall, wennmindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist

  1. Sie haben uns ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
  2. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihren Antrag erfolgen;
  3. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen;
  4. die Verarbeitung ist erforderlich, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person zu schützen;
  5. die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. Dies ist insbesondere dann zu berücksichtigen, wenn Sie noch nicht volljährig sind.

2.6 Berechtigte Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Als unsere berechtigten Interessen – bzw. die eines Dritten – kommen beispielsweise

  1. das Bestehen eines Rechtsverhältnisses zwischen uns;
  2. die Betrugsprävention;
  3. Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
  4. Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen und
  5. interne Verwaltungszwecke, insbesondere der Austausch von Daten innerhalb unserer Unternehmensgruppe

in Betracht.

2.7 Gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten kann sich

  1. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. b. aus einem Vertrag ergeben, den Sie mit uns geschlossen haben und zu dessen Erfüllung die Datenerhebung dient;
  2. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. c. aus den uns treffenden gesetzlichen Regelungen, oder – gemäß Art. 6 Abs. 2 und 3 DSGVO – dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ergeben;
  3. in den Fällen der Ziff. 2.5 lit. d. und e. aus allgemeine Hilfeleistungs- oder vertraglichen Nebenpflichten ergeben, die nicht spezifisch auf Datenerhebungen zugeschnitten sind, etwa den Regelungen zur Unterlassenen Hilfeleistung in § 323c StGB.

Hiervon umfasst können insbesondere folgende Daten bzw. Kategorien von Daten sein:

  • Identifikationsdaten
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Bankverbindung
  • Finanz-Identifikationsdaten
  • Wohnadresse
  • Urlaubsdaten
  • Sozialversicherungsnummer
  • Schulische Laufbahn
  • Berufsqualifikation
  • Berufserfahrung
  • Zusatzausbildungen
  • Zusatzleistungen
  • Zuwendungen
  • Lohn / Gehalt / Bezüge

2.8 Erforderlichkeit der Bereitstellung der Daten für einen Vertragsabschluss

Insbesondere die in vorstehender Ziffer 2.7 genannten Daten sind für den Abschluss eines Arbeitsvertrages oder die Begründung eines sonstigen Beschäftigungsverhältnisses zwingend erforderlich.

2.9 Sonstige Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die sonstigen Daten bzw. Arten von Daten werden von uns im Rahmen der Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebsablaufs erhoben. Die Verpflichtung der Bereitstellung dieser Daten ergibt sich aus dem mit Ihnen bestehenden Arbeitsvertrag, ggfls. ergänzt um entsprechende Dienst- bzw. Arbeitsanweisungen.

Hinsichtlich einiger Daten, beispielsweise zu Arbeitsunfällen, bestehen auch gesetzliche Verpflichtungen zur Bereitstellung der Daten.

2.10 Mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung

Besteht nach Ziff. 2.7 eine Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer Daten, so ist diese Voraussetzung für den Abschluss bzw. Fortsetzung eines Arbeits-, Dienst- oder sonstigen Beschäftigungsverhältnisses.

Ergibt sich die Bereitstellungspflicht aus dem zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag oder einer gesetzlichen Anordnung, so kann diese grundsätzlich auch gerichtlich durchgesetzt werden. Unter Umständen ist ein Verstoß sogar strafbar oder bußgeldbewehrt. Falsche Angaben können auch arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

2.11 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

Bei uns werden keine automatisierten Leistungsüberwachungs- oder bewertungssysteme eingesetzt.

III. Weitergabe und Auslandsbezug

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen Daten werden unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften auch an Dritte weitergeleitet. Dies sind insbesondere:

Empfänger intern:

  • Geschäftsführung
  • Abteilungsleiter
  • Lohnabteilung
  • Betriebsarzt
  • IT-Sicherheit
  • Werksschutz
  • Agentur für Arbeit

Empfänger extern:

  • Steuerberater
  • Einzugsstellen, insb. Krankenkassen,
  • Rentenversicherungen
  • Auftraggeber
  • Finanzamt
  • sonstige externe Dienstleister

Sonstige externe Dienstleister können beispielsweise solche in den Bereichen Wartung und Pflege der EDV-Systeme oder der Unternehmens-Webseite oder Marketing sein. Diese sind in der Regel Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 10 DSGVO, so dass die Verarbeitung der Daten durch sie keine Übermittlung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO darstellt.

Einige Auftraggeber verlangen von uns, die durch uns im Rahmen eines konkreten Auftrages eingesetzten Mitarbeiter zu benennen. In diesen Fällen werden durch uns insbesondere die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten übermittelt:

  • Name
  • Kontaktdaten
  • Berufliche Qualifikation
  • Anwesenheitsdaten

3.2 Absicht des Verantwortlichen, personenbezogene Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln

Eine solche Übermittlung ist nicht beabsichtigt.

3.3 Vorhandensein oder Fehlen eines Angemessenheitsbeschlusses der Kommission

Trifft nicht zu.

3.4 Verweis auf geeignete oder angemessene Garantien

Trifft nicht zu

IV. Ihre Rechte

4.1 Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

  • das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
  • das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung (siehe Ziffer 2.5 lit. a), dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin, Lennéstraße 1,
19053 Schwerin
Telefon: +49 385 59494 0
Telefax: +49 385 59494 58
eMail: info@datenschutz-mv.de
web: www.datenschutz-mv.de; www.informationsfreiheit-mv.de
https://www.datenschutz-mv.de/kontakt/kontaktformular/

4.2 Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1.3 genannten Kontaktdaten.